成功有约-高效会计手册-第6部分
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物看待！
会议召开前的细节问题：
（1）礼仪的提示
一个成功的会议，必须避免可能出现激发不愉快的根源。大多数小的不
愉快可以用一般的礼仪去避免。下列的礼仪提示——常被忽视，因为它们似
乎是显而易见的——对任何会议的成功都有积极作用。要建立一个备忘录卷
宗并指定专人来检查这些细节：
·每次会议都适当地预先通知与会者，明确说明会议的性质和宗旨、开
会时间、地点和大致的会期。
·当需要下级人员参加一个特别会议时，应与部门领导协调，如果部门
领导本人对这个会议有兴趣并希望亲自参加会议的话，则尤应如此。
·把与会者按姓氏笔划列在会议记录本或与会者名单上，并把会议领导
人姓名列在最后。在有些会议上，如果有级别远远超过其他出席者的主管人
员参加，可以把他的名字写在最前边，其他的人仍按姓氏笔划排列，会议领
导人列在最后。
·介绍陌生人、新来的人或访问者，并把他们的特殊关系告知小组。
·会议的取消或延期，应尽可能及早通知，并说明日程变动的理由。
·如涉及外部的发言人或讨论会参与者，应确定联络安排无误。
·应该用个人电话或书信向特邀发言人、对会议成功有突出贡献者、或
用口头致意还嫌不够的人，表示感谢。
（2）怎样促使参加
要开会有效率，与会者不仅身体出席会议，而且精神上和感情上也要一
齐投入。参与者会成为有效会议的宝贵资源，还是障碍，取决于活动的安排
方式。在某些小组，即使最优秀的人也可能没有作出明智的反应或没有做到
合理的共同讨论。有些组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管
有细心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，
管理部门必须预先考虑参加会议的人彼此间将如何反应。
合理的共同讨论。有些组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管
有细心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，
管理部门必须预先考虑参加会议的人彼此间将如何反应。
与会者的人数有时在确定战略方面成为决定性因素。有些权威人士说，
一个有效的圆桌会议，18人是最大限度。假如目的是解决问题，则
4—7人
最合适，12人可能就到了极限。
六、会场的布置及座次安排
六、会场的布置及座次安排
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息
的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式
安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让
每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟
通。再如在培训会议里，如人数不多，则可让与会者坐在马蹄型的桌子的外
圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之
间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚
在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在
布置场地时，你仍须注意以下几项：
（1）应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘
若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴
不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位
区分为吸烟区及非吸烟区。
（2）如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。
（3）准备视听器材。黑板（白板）、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放
映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、
投影机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而
且它们应准备就绪以便随时启用。
（4）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供
茶点，以防与会者分心。
（5）当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。
不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘
若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中
有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纸漏，则一定会出纰漏，而且就
在最不应该出纰漏的时候出纰漏。
许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会
议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥
作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而
不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。
桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议
的目的：
拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东
西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位
布置可采用下述两种形式：
·剧场式——选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长
短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期
望观众集中注意力超过两个半小时，包括中间休息半小时。
·教室式——如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板
的椅子或布置成排桌子。两个人一张
2米的桌子才适于工作以及安放玻璃
杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。（记住要使吸烟者与不吸烟者分开
来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
个
25人的讨论
小组，但多数权威人士同意
7～12人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为
舒适。座位布置建议如下三种方式：
·圆桌式——如每个小组限于
8人以下，而且无需使用黑板或其它展示
品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是
圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。
但坐在桌子另一头的人稍有不利。
·马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张
以上的桌子排成
U字形，主持人坐在离
U字型一端稍远的第四张桌子。
对于一个
12人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为
6米×9
米的房间。
·V字形式——这比
U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。
这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不
能彼此看得很清楚。
依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内
容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置
的内容都不外乎这样三大类：
主题性布置主题性布置就是为显示会议主题所进行的布置。会场的主题
性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场座席布局等。
它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的
最主要的部分和重点。
在谈到这个问题的时候，还需要特别指出的是：在实际的会议活动中，
有很多人士对会场布置中的所谓“主题性布置”的理解过于狭窄，一谈到会
场布置时，他们总是觉得只有对会议的会标、会徽的布置才属“主题性布置”，
才和会议的主题有联系，而对会场内与会人座席的布局形式是排除在外的，
总以为会场内座席布局的问题就是一个坐椅的问题，“只要能坐就行了”。
其实这是一个误解。会场内与会人员座席的摆放形式（布局），直接体现了
会议的性质、功能、主题，若对会场座席摆放合理，能够满足与会人员特定
的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。所以，对会
场内座席布局的设计与摆放也是主题性布置的一个方面。
附属性布置附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而
进行的一些必要的设备、器材的安装。在实际的会议活动中，凡大型会议和
一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，
还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调
试和布置。会场的附属性布置是为了满足会议活动的特定需要，保证会议的
效果而进行的一些必要的布置，并不是所有的会议都要做的，哪些要做，哪
些不必要做，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现
有条件确定。
装饰性布置对会议的场所进行的装饰性布置并不是会议活动的必要条
件，因而也不是每一个会议都要完成的。会场的装饰性布置仅仅是那些为装
饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工
艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰
性布置，一般多用在一些对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝
会、表彰会、联欢会、纪念会等。
饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工
艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰
性布置，一般多用在一些对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝
会、表彰会、联欢会、纪念会等。
□座位安排
一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。
但奇怪的是，当他们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在
教室内，他们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外！在会
议室内，他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带！
何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢？理由大概有二：第一、参
与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要，他们至多只是把会
议当作日常工作的一部分看待；第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全，
也较为舒服。这是严重的错误！会议是说服他人接受你的意见的一种场合，
也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的
几个原则，可供你参考采用：
第一、切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别
是令主席——看得见你的地方，因为能令人看得见才能引人注意，能引人注
意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，
则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端，或坐在接近主席的左右两边，
以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主
席坐在长方形一边的中央，则你应选择双翼末端的位置，因为在这样的位置
你可以通过桌面与主席交谈，而不必通过�
